Đặt những lựa chọn phổ biến lên trước

Khi thiết kế hệ thống IVR, nhà thiết kế cần phải đặt thứ tự của các lựa chọn dựa trên thứ tự những lựa chọn phổ biến nhất của khách hàng, điều này sẽ tránh làm tốn thời gian của người dùng và cải thiện những cảm nhận trở nên tích cực từ khách hàng.

Có nhiều hơn những lựa chọn có sẵn

Hệ thống IVR luôn cần có phím để đặt những câu hỏi, thắc mắc khác những lựa chọn có sẵn. Khách hàng từ đó có thể liên lạc trực tiếp với nhân viên tư vấn để giải quyết nhu cầu của riêng họ.

Thiết kế tính cách giọng nói

Giọng nói được sử dụng cho IVR nên được lựa chọn kỹ càng để phù hợp với tính cách thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp. Những yêu cầu về tính cách, giới tính, vùng miền,... cần được cân nhắc hợp lý.

Nghe lại các lựa chọn, trở về những lựa chọn trước

Khách hàng phải luôn luôn có thể nghe lại các lựa chọn trước đó phòng trường hợp họ không nghe kịp.

Đảm bảo quy trình cuộc gọi được phân bổ đúng

Cần đảm bảo kết nối giữa các lựa chọn của khách hàng với tổng đài viên nhân viên được chính xác, tránh tình trạng cuộc gọi bị lệch sang những bộ phận khác chuyên môn gây mất thời gian của khách hàng.

Đảm bảo sự nhanh chóng

Các lựa chọn cần được tóm gọn nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả để tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng lặp đi lặp lại nhưng không giải quyết được vấn đề cho khách hàng.[16]